ИМ : 11.Бюджетное планирование, распределение издержек и анализ затрат в сфере информатизации

Бюджетное планирование, распределение издержек и анализ затрат в сфере информатизации относятся к экономическим механизмам регулирования ИТ в организации. Экономика ИТ направлена на обеспечение функционирования экономических механизмов регулирования ИТ-процессов.

Ее основные задачи:

• Оптимизация издержек;
• Помощь высшему руководству в принятии решений в области развития ИТ. Грамотная си управления экономикой ИТ позволяет повысить эффективность, достичь прозрачности, улучшить взаимодействие с бизнес-подразделениями и достичь конкурентных преимуществ. Управление инвестициями в ИТ состоит в приравнивании ИТ-проектов к прочим инвестиционным проектам организации. Расходы на ИТ должны рассматриваться как внутренние инвестиции с обязательной подготовкой всех необходимых документов, расчетов и обоснований. Как и для др.проектов для ИТ-проектов должен быть определен: 1)срок окупаемости; 2)жизненный цикл решения (программы, оборудования).

Бюджетное планирование (бюджетирование) — это процесс формирования и контроля использования детализированного бюджета расходов по отдельным областям деятельности. Для эффективного процесса бюджетирования следует выполнить этапы планирования, оценки выполнения плана и контроля за расходами. Бюджет составляется на месяц, квартал, год.

Для каждого срока существует 2 типа бюджета:

• Плановый (прогнозируемый) бюджет. На основании годового бюджета разрабатываются более детальные квартальные, на основании кот формируются еще более детализированные помесячные бюджеты.
• Реальные бюджеты. Строятся по результатам деятельности после завершения определенного временного периода. Схема формирования бюджета-обратная. При этом задача управления — max сблизить оба типа бюджетов (т. е. 1 и 2 тип). Необходимыми требованиями в структуре бюджета является их подетальная (постатейная) детализация. Деление на конкретные статьи расходов и поступлений зависит от выбранной модели утвержденных принципов бюджетирования ИТ.

Пример по статьям расходов: 1.Помещения- 1)мебель, стойки; 2)обслуживание помещений; 3)аренда. 2.Компьютерное оборудование- 1)ПК; 2)серверное оборудование; 3)периферия. 3.Телекоммуникации- 1)локальная сеть; 2)Интернет; 3)телефония. 4.Программное обеспечение- 1)системное; 2)прикладное. 5.Персонал- 1)зарплата; 2)обучение и сертификация сотрудников; 3)соц.пакет. 6.Внешние услуги- 1)консалтинговые; 2)технические. 7.Административные издержки. С т.з. бюджетирования важной составляющей этого процесса являются процедуры: 1)Консолидации бюджета; 2)Механизмы разрешения бюджетных конфликтов; 3)Внесение изменений в бюджеты; 4)Контроль за исполнением бюджета.

Важная составляющая процесса бюджетирования — это система мотивации сокращения издержек. По оценкам экспертов достоинством бюджетного планирования является то, что в процессе оперативной деятельности отдельных подразделений и фирмы в целом оно является автоматическим механизмом контроля над фин-ми потоками, регулирует их и стимулирует активную деят-ть по оптимизации затрат и увеличению доходов. Этот механизм действует независимо от мнений отдельных руководителей.

Какие затраты существуют в сфере информатизации? Основные составляющие анализа затрат.

Калькуляция затрат в сфере обработки информации.

Эта статья многое определяет в политике информатизации, поскольку требует очевидных и обычно весьма немалых средств единовременно (в случае приобретения) или долями (в случаях аренды или лизинга), и потому часто является серьезным сдерживающим фактором в решении задач информатизации. Но цена приобретения никогда не исчерпывает всех затрат, связанных с использованием информационных ресурсов, а в ряде случаев может оказаться даже и неосновной их статьей. В связи с этим уместно использовать полную стоимость (цену) владения (ТСО). Цена владения — все затраты, связанные с обеспечением работоспособности, эффективности и просто с использованием средств информатизации. Представление о структуре затрат, определяющих ТСО, может дать приводимый перечень статей: 1)заработная плата персонала сферы информатизации; 2)начисления на заработную плату; 3)амортизация основных средств; 4)материалы, детали, узлы и комплектующие; 5)технологическая энергия; 6)прочие прямые расходы (специальная литература и т. п.); 7)накладные расходы. Прибыль — превышение доходов над расходами. Прибыль исчисляется обычно по общим итогам деятельности предприятия за календарный период, хотя может оцениваться и применительно к той или иной продукции, тоже за календарный период. Получение прибыли — основная цель любого бизнеса, в том числе и обработки информации.

Затраты можно подразделить: постоянные (не зависят от объемов произв-ва — зарплата и начисления на нее, амортизация основных средств, накладные расходы) и переменные (технологическая энергия, расходные материалы, какая-то часть заработной платы, производственные услуги сторонних организаций).

Износ и амортизация основных фондов.

Затраты на амортизацию представляют собой планомерно формируемый путем отчислений на определенные счета фонд резервных средств, за счет которых может быть осуществлено полное восстановление соответствующих средств информатизации. Эти отчисления включаются в себестоимость продукции и налогами не облагаются. Необходимость восстановления основных фондов обусловлена их износом — физическим и моральным. Износ — потеря средствами труда своих первоначальных качеств.

Степень износа технических средств зависит от интенсивности их использования, начального качества, условий эксплуатации, окружающей среды и других факторов. Частичный износ устраняется ремонтными мероприятиями, полный износ предполагает замену или восстановление соответствующего средства. Износ программных средств не столь очевиден, хотя в этих средствах могут явно проявляться процессы деградации. Кроме производственного он имеет и явный экономический аспект. С нарастанием износа снижается надежность, растет число и усугубляется тяжесть отказов, вследствие чего требуется более интенсивное и потому более дорогостоящее обслуживание любых средств, что приводит к росту текущих затрат на ремонт. Это может служить критерием эффективности использования ИР: если стоимость обслуживания становится соизмеримой с ценой приобретения, то целесообразно приобретение новых средств, т. е. их замена.

Экономические последствия при износе:

1)снижается качество работ в ИС,
2)растет фондоемкость процессов обработки информации, возрастает себестоимость единицы продукции.

Моральный износ обусловлен:

1)то же средство производится со временем дешевле;
2)за счет НТП появляются в том же классе более эффективные средства.

Ценообразование.

Иметь дело с задачей формирования цены на продукцию ИС как на товар приходится в двух следующих случаях: 1)на товар, отпускаемый на сторону внешнему потребителю; По первому условию, естественно, должна формироваться. рыночная цена, цена на основе спроса, предложения и с учетом регуляторов, действующих в соответствующей модели рынка. Эта «внешняя» цена дает достаточные основания для управления эффективностью производства рассматриваемого продукта, т. е. для формирования «внутренней» цены, или издержек, возникающих на предприятии при производстве этого продукта. В качестве базовой для расчета цены на основе потребления ресурсов может использоваться следующая формула: C=(1+R)∑Tjqj, где R — расчетный норматив рентабельности рассматриваемой услуги при решении и передаче пользователю результатов конкретной задачи в виде услуги; Тj — объективно необходимые затраты вычислительных, трудовых и материальных ресурсов; j- текущий индекс используемых ресурсов; Vj- символ, обозначающий «по всем j»; qj — тариф на расчетную единицу услуг при потреблении j-го ресурса или группы ресурсов (например, комплекса средств вычислительной техники) при нормативе рентабельности, равном нулю.

Норматив R формируется под влиянием большого количества факторов, в том числе периодичности, срочности и других: R = f (х1,х2,…,xn). По данной формуле можно определить ориентировочно все цены на услуги самого разного состава и свойства. Их можно взять за основу для дальнейшего их совершенствования в ходе практического использования. 2)на товар отпускаемый смежнику по этому процессу в порядке технологической кооперации внутри предприятия.

Распределение издержек по подразделениям

Все издержки ИТ, кот являются обслуживающей структурой, должны распределяться по бизнес-подразделениям, включая:

1)оборудование,
2)ПО,
3)телекоммуникации,
4)зарплату ИТ-специалистов,
5)административные издержки,
6)прочие расходы.

Одна из главных проблем при организации распределения ИТ-издержек между остальными подразделениями — расчет стоимости услуг ИТ. Разработка оптимальной модели расчета стоимости услуг усложняется тем, что требуется весьма существенная их «настройка и обкатка» в процессе реальной работы, чтобы рез-ты такого распределения учитывали специфик работы и использования ИТ в различных бизнес-процессах.

1.Одна из простейших моделей расчета стоимости услуг — это распределение затрат пропорционально количеству ПК. При этом модель распределения затрат, чтобы быть эффективной, должна учитывать и другие факторы:

• объем операций;
• использование приложений;
• частота обращений в службу поддержки;
• объем использования дискового пространства и др.показатели.

Необходимо строго учитывать, что издержки по задачам, связанным с деят-ью одного подразделения, не должны быть распределены по др.подразделениям.

2.На практике встречается и другая модель — распределение издержек, связанных с ИТ-персоналом. Существует способ, используемый в западной практике: каждой работе и каждому подразделению присваивается цифровой код. Любой работник ИТ, работая над какой-либо задачей в своем персональном отчете о проделанной работе, должен проставлять: 1)код работы; 2)затраченное время. Отчеты составляют периодически (еженедельно). Этот механизм может быть полезен для контроля нагрузки ИТ-специалистов.

3.Третья модель — основана на том, что ИТ-служба также получает статус бизнес-подразделения, кот продает свои услуги другим, исходя из своих затрат и определенных норм рентабельности. Т. о. «центр затрат» превращается в «центр прибыли». При такой схеме распределения издержек происходит попытка смоделировать рынок относительно взаимодействия бюджетных единиц и финансовых расчетов между ними.